деловодство вещь такая хитрая, советовал бы найти нормального деловода и пусть разбирается, ему в помощь и архивариуса добавьте профессионального было бы неплохо
Нашел компанию, которая работает с архивами, они получаются берут на себя всю работу связанную с вашим архивом в том числе и его хранение как я понял, ну да вы и сами можете разобраться в этом на их сайте вся информация https://glap.ru